DISTRIBUIDORA EQUILIBRIO Y ARMONIA NATURAL S.A.S

1.    NAME OF THE COMPANY

DISTRIBUIDORA EQUILIBRIO Y ARMONÍA NATURAL  S.A.S

2.    MISSION OF THE COMPANY.

Misión

Distribuir  productos naturales de la más alta calidad y efectividad en el mercado, los cuales sobrepasan las expectativas de los clientes. Sustentando por un excelente servicio personalizado. Basado en la trasmisión de conocimiento científico que recae en la asesoría al cliente. Nuestro objetivo permanente será generar valor y confianza al consumidor en cada acercamiento para  sí brindar equilibrio y armonía natural. Como nuestro nombre referencia para así mejorar la calidad de vida.  Siempre centrados en un sentido de responsabilidad con la sociedad.

MISSION

Distribute natural products of the highest quality and effectiveness in the market, which exceeds the expectations of customers. Sustaining by excellent personal service. Based on the transmission of scientific knowledge lies in advising the client. Our ongoing objective is to create value and consumer confidence in each other approach to provide balance and natural harmony. As our name reference to improve the quality of life. Always focused on a sense of responsibility to society.

Visión

Ser una distribuidora líder en la venta al por mayor y detal de productos naturales, con reconocimiento a nivel nacional e internacional por su calidad y servicio, manteniendo el nivel de excelencia y mejora continua sustentada en la innovación, la búsqueda y el contacto continuo con los mercados internacionales para estar a la vanguardia y poder ofrecer diariamente mejor  salud y calidad de vida a nuestros clientes. Nuestra estrategia está basada en el conocimiento, en generar confianza y seguridad al consumidor, soportado por los productos de la más alta calidad.

View

Being a leading distributor in the wholesale and retail of natural products, with recognition nationally and internationally for its quality and service, maintaining the level of excellence and continuous improvement supported by innovation, research and continuous contact with the international markets to stay ahead and offer better health and quality of life to our customers daily. Our strategy is based on knowledge, to generate consumer confidence and security, supported by the products of the highest quality.

3. DESCRIPTION OF THE MEMBERS OF THE COMPANY, AREA TO WHICH THEY BELONG AND THE FUNCTIONS THEY PERFORM.

DESCRIPCION DE LOS MIEMBROS DE LA COMPAÑÍA

DESCRIPTION OF THE MEMBERS OF THE COMPANY

GERENTE GENERAL O DIRECTOR GENERAL

El gerente general es el responsable de la definición de la estrategia de la empresa, determinación de sus objetivos y de los medios necesarios para lograrlos. Marca las pautas para obtención y el uso de recursos de la empresa conforme a un plan, y organiza las tareas de los miembros componentes de la empresa. Coordina y controla operaciones según un plan previsto. Revisa la estrategia y las estructuras de la empresa en respuesta a los imprevistos, que pueden ser externos (ej.: una crisis energética) o internos (ej.: una huelga)

GENERAL MANAGER OR DIRECTOR GENERAL

The general manager is responsible for defining the strategy of the company, determining its objectives and the means to achieve them. Sets the standards for obtaining and using company resources according to plan and organize the work of the component members of the company. Coordinate and control operations according to a scheduled plan. Reviews the strategy and structure of the company in response to the unexpected, which can be external (ex .: an energy crisis) or internal (eg .: a strike)

GERENTE COMERCIAL, DE VENTAS O DIRECTOR DE VENTAS

Su campo de actuación se dirige hacia la colocación de los productos o mercancías, que la empresa comercializa, en los mercados. Depende, por tanto, de él toda la estructura comercial de la empresa. En ocasiones, integra en su campo las actividades de marketing y de estudio o prospección de mercados. También las de publicidad, el gerente de ventas es otra pieza clave en el organigrama de la empresa, de nada vale  disponer de buenos productos para la venta o servicios para prestar si no se venden o no se saben vender.

COMMERCIAL MANAGER, SALES OR DIRECTOR OF SALES

Its field of action is directed toward placing the goods or products, the company sells in the markets. It depends, therefore, upon him all the commercial structure of the company. Sometimes it integrated into their field activities and study marketing or market research. Also the advertising, the sales manager is another key element in the organization chart, to no avail have good products or services for sale to pay if not sold or not Sell.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN / CONTABILIDAD

ES EL ENCARGADO DE:

1)  Facturación

-Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios)

-Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores

-Recibir extractos bancarios y otros documentos

2) Contabilidad financiera

-Registro contable de las operaciones de la empresa

-Elaboración y presentación de Cuentas Anuales

-Orden y conservación documentos legales

3) Cobros y Pagos

-Cobros a clientes y deudores

-Pagos a proveedores y acreedores

-Pagos a personal

-Pagos impuestos

-Comprobación importes correctos

-Control movimientos cuentas corrientes de la empresa y sus saldos

4) Fiscalidad y trámites con administraciones y Hacienda

-IVA, IRPF, Retenciones alquileres, registro operaciones intracomunitarias, exportaciones, etc.

-Libros obligatorios actualizados y en orden: libros de IVA (facturas emitidas y facturas recibidas), libros de inventarios, tesorería, libros de actas, libros de socios, libro de visitas inspecciones, etc.

5) Trámites varios

-Subvenciones, licencias, permisos, etc.

6) Atención al cliente

-Recepción de llamadas y pedidos

-Atención al público

Programas / aplicaciones:

-Programas de gestión (contabilidad, facturación, etc.)

-ERPS

DEPARTMENT OF ADMINISTRATION / ACCOUNTING

IT IS RESPONSIBLE FOR:

1) Turnover

Issuing notes and invoices to customers / debtors (and send to recipients)

-To Receive invoices / bills of suppliers / creditors

-To Receive bank statements and other documents

2) Financial Accounting

-Record Accounting operations of the company

-Production And presentation of Financial Statements

-Order Conservation and legal documents

3) Charges and Payments

-Interest Customers and debtors

-Payments to suppliers and creditors

-Payments Staff

-Payments Taxes

-Checking Correct amounts

-control Current accounts of the company movements and balances

4) Taxation and administrative procedures with administrations and Finance

-IVA, Personal income tax withholdings rents, record intra-Community transactions, exports, etc.

IVA books (invoices issued and received invoices), inventory books, treasury, minute books, books of partners, guestbook inspections, etc.: Required date and order-books

5) Procedures several

-Grants, Licenses, permits, etc.

6) Customer

-Reception Of calls and orders

-Public attention

Programs / applications:

-Programmes Management (accounting, billing, etc.)

-ERPS

DEPARTAMENTO DE MARKETING

Colabora con el Comercial para conseguir más ventas y atender mejor a los clientes por tanto, llevará consigo actividades tales como:

• Conocimiento de los productos o servicios objeto de la actividad de la empresa
• Conocimiento del mercado y del sector en que opera la empresa
• Prospección o investigación de mercados
• Técnicas de marketing
• Estudios de mercado de nuevos productos
• Análisis de la competencia
• Prospección de ventas para fijar volúmenes de fabricación o compras
• Estudios de puntos débiles y fuertes de la empresa

Si bien el marketing va dirigido, fundamentalmente, al apoyo de la venta y a que ésta vaya en la dirección más adecuada, ofrece a la dirección muchos datos que le sirvan para la toma de decisiones estratégicas y para corregir el rumbo. Es el encargado de las nuevas líneas de producción o de actividad, en la necesidad de nuevas campañas de publicidad o en la de comprimir los costes de producción ante el distanciamiento de los de la competencia. El gerente de marketing es el colaborador del gerente de ventas y del gerente de la empresa.

MARKETING DEPARTMENT

Collaborates with the Business to get more sales and better serve customers therefore will entail activities such as:

• Knowledge of the products or services covered by the activity of the company

• Knowledge of the market and the sector in which the company operates

• Survey or market research

• Marketing techniques

• Market research for new products

• Competitive Analysis

• Prospecting for setting sales or purchases volume manufacturing

• Studies weak and strong points of the company

While the marketing is directed mainly to support the sale as it goes in the right direction, it gives management a lot of data that will serve to make strategic decisions and to correct the course. Is responsible for the new production lines or activity, the need for new advertising campaigns or to compress production costs to the spacing of the competition. The marketing manager is the contributor of the sales manager and the manager of the company.

GERENTE DE PERSONAL O Recursos R Humanos H

Cuando existe esta figura en el organigrama de la empresa, se la atribuye todo el campo de acción de lo relativo a la gestión del personal en sentido amplio. Desde captar o recoger las necesidades de contratación de nuevo personal hasta el despido o baja del mismo, pasando por la gestión de los recursos humanos en forma permanente, todo esto es materia única de esta gerencia.
así, tendrá como funciones o tareas habituales:
 selección de personal

• Contratación de personal
•  Recepción y acogida de nuevos trabajadores
•  Formación del personal
•  Valoración de tareas
•  Sistemas de remuneración del personal: salarios y primas
•  Expedientes del personal
• Administración de salarios
•  Comunicación interna
• Relaciones laborales
•  Convenios colectivos
•  Resolución de conflictos laborales
• Gestión de rrhh: altas y bajas
•  Servicios complementarios: comedores, servicios médicos, etc.
• Organización del personal dentro de la empresa
• Relación con mutuas de accidentes y similares
• Normas y reglamentos de régimen interior
•  Despidos de personal
•  Relación con los abogados de la empresa, si se tuvieren.

PERSONNEL MANAGER OR HUMAN RESOURCES R H

When there is this figure in the organization of the company it is attributed the entire field of action concerning personnel management at large. From capture or collect the needs of hiring new staff to dismissal or floor of the same, through the management of human resources permanently, this is only subject of this management.

well, it will be functions or common tasks:

 Recruitment

• Recruitment

• Reception and welcoming new workers

• Staff training

• tasks Rating

Wages and premiums: • Staff Compensation Systems

• Personnel Records

• Management salaries

•Internal communication

•Labor relations

• Collective agreements

• resolution of labor disputes

• HR management: highs and lows

• Additional services: dining, medical services, etc.

• Organization of staff within the company

• Relationship mutual accident and similar

• Rules and regulations of procedure

• Staff Layoffs

• Relationship with company lawyers, if they have.

EL SUPERVISOR

El supervisor es aquella persona que se encarga de dirigir y controlar a los individuos a su cargo con el fin de que estos puedan cumplir con las metas propuestas por una determinada organización. Estos desempeñan un rol fundamental, ya que sirven de guías y de ente orientador para sus subordinados, algunos autores plantean las siguientes opiniones sobre el concepto de supervisor:

“los supervisores son aquellos que vigilan las operaciones o actividades de determinada unidad; estos se concentran en los detalles finales para asegurarse de que se obtengan las metas organizacionales y se cumplan las políticas. La supervisión es el nivel en el que se controlan las operaciones de unidades organizacionales más pequeñas (como una línea de producción, una unidad operativa, una planta o un departamento)

SUPERVISOR

The supervisor is the person who is responsible for directing and controlling individuals responsible so that they can fulfill the goals set by a particular organization. These play a key role, as they serve as guides and guiding body for his subordinates, some authors suggest the following views on the concept of supervisor:

"Supervisors are those who monitor the operations or activities of a particular unit; these are concentrated in the final details to ensure that organizational goals are obtained and policies are met. Supervision is the level at which the operations of smaller organizational units (as a production line, an operating unit, a plant or a department) are controlled

JEFE DE BODEGA

•  Diligenciar formatos de entrada y salida del almacén, se le debe asignar esta función para que él pueda saber cuándo llego o salió la mercancía, que cantidad, cuántas unidades de una referencia, que artículos, a quien se le compro o vendió y quien la recibió.
•  Realizar un control de inventarios diarios para que el este enterado de que se está agotando o que productos tiene en mayor cantidad.
•  Recibir y verificar los productos que ingresan esto para estar seguro de que lo que se le anuncia en el documento correspondiente es lo que en realidad se le entrega.
•  Diligenciar los documentos necesarios que certifiquen el recibo o despacho de la mercancía ya que él es el directo responsable y así evitar reclamaciones futuras de que no me llegó tal producto o que se le entrego de más.
•  Realizar los reportes respectivos al jefe de compra y venta y al contador para poder contar con la autorización de estos. 
•  Reportar al departamento de logística si al momento de la descarga detecta daños en los productos tales como humedad, empaques dañados, problemas de infestación, faltantes o sobrantes.
  * Revisar que el almacenaje de los productos si sean los adecuados.

CHIEF OF WHAREHOUSE

• Fill input formats and removal from storage must be assigned this function so that he can tell when the goods arrived or left, how much, how many units of a reference to articles, to whom it was purchased or sold and who She received.

• Conduct a daily inventory control to the east it learned that is running or has products in larger quantities.

• Receive and check goods entering this to be sure that what is announced in the corresponding document is what it actually delivers.

• Fill the necessary documents certifying the receipt or delivery of the goods since he is responsible directly and avoid future claims that I did not get that product or to be handed over.

• Perform the respective reports to the head of buying and selling and the counter to have the authorization of these.

• Report to the logistics department if at the time of discharge is damage products such as moisture, damaged, infestation problems, missing or extra packaging.

* Check that the storage of the products if they are adequate.

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y LOGISTICA

Entre sus principales funciones esta:

• Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una buena relación con el mismo, así como gestionar el lanzamiento de nuevos programas dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.
• Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.
• Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones de mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad, Producción, Eficiencia del Sistema,etc.).

La distribución física y sus funciones

Para que la distribución física cumpla su objetivo principal (el traslado físico del producto desde la fábrica o aprovisionamiento hasta el consumidor final) tiene que poner en práctica una serie de funciones:

• Estimación de la demanda. La logística de distribución será eficaz si pone a disposición del mercado los productos que éste demanda, en el momento y cantidad precisos.
• Procesamiento de pedidos. Hace referencia al conjunto de actividades relativas al tratamiento de las órdenes de compra.
• Gestión de almacén. Es indispensable llevar un control de las entradas y salidas de los productos en el almacén.
• Embalaje. Es el procedimiento destinado a la conservación y protección de los productos.
• Transporte del producto. En esta función se incluye la carga y descarga del mismo, así como el plan de ruta a poner en marcha para trasladarlo hasta su destino.
• Gestión de cobros. Determinar las personas que atenderán al cliente, a la vez que le entregan el producto y proceden a su cobro.

DEPARTMENT OF DISTRIBUTION AND LOGISTICS

Among its main functions is:

• Monitor daily activities, provide customer requirements and maintain good relations with it, and to manage the launch of new programs within the plant. All to ensure customer satisfaction.

• Direct logistics equipment and set goals.

• Supervise the activities of logistics and implement the necessary improvement actions in coordination with other plant functions (Quality, Production, System Efficiency, etc.).

The physical layout and functions

Physical distribution to meet its main objective (the physical transfer of the product from the factory or supply to the final consumer) has to implement a number of functions:

• Estimation of demand. The logistics of distribution will be effective if the market offers products that it demands, in the right time and amount.

• Order Processing. It refers to all activities relating to the processing of purchase orders.

• Warehousing. It is essential to keep track of the ins and outs of the products in the store.

• Packing. It is the procedure for the conservation and protection of the products.

• Transport the product. In this function, the loading and unloading thereof, as well as the roadmap to launch to take you to your destination is included.

• Collection management. Determining who attend customer, while you deliver the product and proceed to its recovery.

SECRETARIAS / RESEPCIONISTAS

Una recepcionista o recepcionista desempeña un papel importante dentro de una organización por ser la primera persona que se encuentra con un cliente. La recepcionista puede tener un tremendo impacto en la capacidad de la compañía para dar una impresión positiva y ofrecer un servicio de calidad. Las recepcionistas realizan una variedad de tareas.

Entre sus funciones están:

Manejar la comunicación externa de la organización incluyendo el correo postal, correo electrónico, llamadas telefónicas y faxes. Las recepcionistas / secretaria pueden contestar el teléfono y tomar mensajes, coordinar las entregas especiales o de correo saliente, los documentos de fax a los clientes u otras empresas y responder a mensajes de correo electrónico genéricos de la empresa. Una persona en esta posición también pueden jugar un papel importante en la comunicación interna de una empresa mediante la gestión de calendarios, enviar comunicaciones importantes por correo electrónico a otros miembros del personal, programar reuniones de empresa y eventos y transmitir los mensajes entre los empleados.

Mantienen una lista cronológica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias que permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.

SECRETARIES / RESEPCIONISTAS

A receptionist or clerk plays an important role within an organization for being the first person who meets a client. The receptionist can have a tremendous impact on the ability of the company to make a positive impression and provide a quality service. Receptionists perform a variety of tasks.

Among its features are:

Manage external communications of the organization including mail, email, phone calls and faxes. The receptionist / secretary can answer the phone and take messages, coordinate special delivery or outgoing mail, fax documents to customers or other companies, and respond to emails generic company. A person in this position can also play an important role in the internal communication of a company by managing calendars, send important communications by e-mail to other staff, schedule business meetings and events and transmit messages between employees.

Keep a chronological list of important events in the so-called logbook that allows to know certain details about important events that can be viewed later to resolve customer complaints or major incidents.

VENDEDORES

Tiene encomendada la venta y comercialización del producto en cuestión

• Consecución de clientes.
• Cumplimiento de metas de ventas.
• Para hacer el seguimiento de sus ventas, el vendedor cuenta con determinados documentos de análisis proporcionados la base de datos de la propia compañía:
• Listado de ventas de clientes
• Listado de productos
• Listado de clientes con retrasos en los pagos

SELLERS

• Have entrusted the sale and marketing of the product in question

• Achieving customers.

• Compliance with sales goals.

• To follow up on their sales, the seller has provided certain documents analyzing the database of the company itself:

• Customer Sales List

• List of products

• List of customers with late payments

SERVICIOS GENERALES

Estas personas deben brindar y proporcionar los servicios de mantenimiento, seguridad y limpieza de las oficinas e infraestructura de la institución fin de garantizar un ambiente de trabajo adecuado y seguro para todo el personal y público en general.

Funciones Específicas:

• Programar, organizar, controlar, ejecutar y supervisar los diferentes servicios generales de mantenimiento. 

• Supervisar y realizar labores de mantenimiento preventivo y correctivo, a las infraestructuras, equipos varios y mobiliarios en general, pertenecientes a la Institución.

• Administrar la distribución del espacio en las oficinas y coordinar los traslados del equipo perteneciente a la Institución en general.

• Atender las solicitudes de las diversas unidades administrativas referente al mantenimiento de mobiliario, equipos de oficinas, aires acondicionados, electricidad y otras instalaciones que tiene la Institución.

• Presentar anualmente los requerimientos de materiales para la prestación eficiente del mantenimiento de la infraestructura.

• Coordinar con los jefes administrativos regionales el mantenimiento de los inmuebles ocupados. 

• Mantener registro y control de los servicios prestados.

• Gestionar normas de seguridad interna a las instalaciones y predios de la entidad.

• Coordinar con las distintas unidades administrativas de la Institución las solicitudes y archivos inactivos. 

• Realizar tareas afines requeridas.

GENERAL SERVICE

These people should give and provide maintenance services, security and cleaning offices and infrastructure to ensure a proper working environment and safe for all staff and the general public institution.

Specific functions:

• Plan, organize, manage, implement and monitor the different general maintenance services.

• Supervising and carrying out preventive and corrective maintenance, infrastructure, various equipment and furniture in general, belonging to the institution.

• Manage the distribution of office space and coordinate transfers of equipment belonging to the institution in general.

• Respond to requests of several relating to the maintenance of furniture, office equipment, air conditioners, electricity and other facilities that the institution has administrative units.

• Submit annual material requirements for the efficient provision of infrastructure maintenance.

• Coordinate with regional maintenance of buildings occupied administrative heads.

• Keep registration and control of the services provided.

• Manage internal security standards to facilities and premises of the entity.

• Coordinate with the various administrative units of the institution requests and inactive files.

• Perform related duties required.

4.      DIAGRAM HIERARCHICAL MEMBERS OF THE COMPANY.

5.      DIAGRAM LOGISTICS STRATEGIES OF THE COMPANY